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楽²ライブラリ クライアントサーバ 導入事例

税理士法人よしとみパートナーズ会計事務所 様

会計書類は1人1台のScanSnapで電子化してファイリング。
保管スペースの大幅縮小に加え、作業効率化の向上を実現。

税理士法人よしとみパートナーズ会計事務所様は2008年に楽²ライブラリクライアントサーバを導入。その狙いは、1人1台のキャビネットスペース使用による書類を減らし、職員増員のためのスペースを確保して、業務拡大に備えるためであった。導入後 2年経った時点での効果を伺った。

以前は膨大な会計書類の管理のために保管用のスペースも借りているほどだった。

よしとみパートナーズ会計事務所は、東京大田区の大森駅前のビルに事務所を構える税理士法人。個人事務所としてスタートし、平成14年に税理士法人を設立した同事務所は、今では30人強の職員を擁し、クライアント数は650以上にのぼる。税務申告のための書類は、クライアントごとに年間で2～3センチもの厚さのファイルとなり、しかも税務調査等に対応する為にも最低3年間分は保管しておかなければならない。以前は職員1人に1キャビネットが必要なほどで、膨大な会計書類の保管が課題となっていた。

税務署に提出した申告書類の写しは事務所共通の別キャビネットにまとめて保管し、収納しきれない古い書類については、ビルの1階に保管スペースを借りるほどであった。

また、書類が必要な時はいちいち席を離れなくてはならず、検索に手間も時間もかかるため作業効率が低くなる事も問題であった。

実際に運用していたキャビネットやバインダと同じような操作性で、導入時もストレスなく受け入れられる。

「どうしようか、と思案していたところに、社員の1人が楽²ライブラリを見つけてきたのです」と語る、印南氏。まずは楽²ライブラリ パーソナルでテストをしたところ、「その扱いやすさに、これならいけると思いました」。実際のキャビネットやバインダと同じ感覚で扱え、簡単操作で、見た目もわかりやすいという点が、多くのスタッフにも受け入れられると感じたという。

そして導入にあたり検証活動を行った後、複数名で活用できる楽²ライブラリ クライアントサーバを本格導入した。

運用のルールは紙ベースで運用していた導入前の時と同様とし、楽²ライブラリ上で「申告書類」「研修会資料」といった形で書庫を分け、さらには担当者ごとのキャビネットも用意している。

同事務所では、蓄積していた過去の書類もすべて楽²ライブラリに収納。書類保管スペースを他に借りることもなくなり省スペース化とコストダウンも実現した。

「楽²ライブラリを導入してから、事務所全体での書類の量も大きく減りました。キャビネットは1人1台だったのが今では3人に1台にまで減りました。オフィススペースが増え職員も増員でき、業務拡大に備える事もできました。」と、廣川氏は楽²ライブラリ導入効果を語る。

紙文書はScanSnapで電子化し、すぐに楽²ライブラリにファイリング。入力・検索等の作業効率向上を実現。

同事務所では作業効率を高めるために、各個人のデスクにパーソナルドキュメントスキャナScanSnapを1台、さらにディスプレイは2台ずつを設置した。各自に専用のスキャナがあれば、スキャン待ちの渋滞によって作業効率が低下する弊害を避けることができる。そして、所属する職員は、紙文書を各自のデスクサイドですぐにスキャンして電子化し、楽²ライブラリでデジタルファイリング。

お客様からお借りした大切な会計書類は、デスクに滞留させることなくすぐにお客様へ返却。原始証憑の会計システム入力時にも、紙ではなく、1台のディスプレイで楽²ライブラリにファイリングされた資料を画面で見ながら、もう1台のディスプレイにて会計ソフトに入力する。さらに楽²ライブラリの検索機能を活用し、過去データの参照・確認もスムーズになり、一連の作業がデスクを離れることなく行えるようになったのである。

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