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楽²ライブラリ クライアントサーバ 導入事例

株式会社 東証コンピュータシステム 様

約15万枚の紙文書を電子化して保存
本社移転を機会に保管スペース削減と情報の共有化を実現

証券取引関連のシステム開発や運用業務を行う東証コンピュータシステムは、本社移転の際に、保管してある紙文書の削減に迫られた。そこで同社は紙文書の電子化を実行し、約15万枚の紙文書(キャビネット10本分)のデータを電子キャビネットに移行、紙文書の保管スペース削減と情報の共有化を実現した。

本社移転でフロアが3分の1に縮小、 紙文書の削減が急務に


社内報なども電子化して保存している

昨年の7月、東証コンピュータシステムはコストの削減などを目的に、本社の移転を決めた。しかし、移転に際しては、大きな問題が存在した。移転先の新本社のフロア面積は、旧本社フロアの3分の1で、資材を減らさなければ、新フロアに移動することができなかったのだ。そこで白羽の矢が立ったのが、旧本社で大量の保管スペースを占めていた紙文書だった。

同社では、契約書や稟議書、設計書、請求書、商談シートなど、膨大な量の紙文書を日常の業務で取り扱っている。そして、業務で利用されたほとんどの紙文書を本社の保管スペースに保存していた。

これらの紙文書に対し、保管されてから再度閲覧されるかの選定を実施し、約半分を破棄処理とした。設計書など万一閲覧の可能性があるものは保険的に保存し、いつでも閲覧できるように電子化して電子キャビネットで保管することを決めた。そのために同社が導入したのが、PFUのドキュメントファイリングソフト「楽²ライブラリ クライアントサーバ」だった。

「導入の決め手は操作性の高さ」

楽²ライブラリ クライアントサーバは、以前から、一部の部署で利用しており、実際に運用しているキャビネットやバインダーと同じように紙文書をファイリングすることが可能で、数あるファイリングソフトの中でも操作性が最も高いと実感していました。本社の移転を契機に紙文書の電子化を進めるということで、迷わず楽²ライブラリ クライアントサーバの全社的な導入を決断しました。

キャビネット10本分を電子化し、紙文書の保管場所を5分の1に削減

楽²ライブラリ クライアントサーバの導入に際して、東証コンピュータシステムは、PFU のパーソナルドキュメントスキャナ「ScanSnap S1500」を活用して、約15万枚分の紙文書の電子化を進めた。そして、電子化したデータを楽²ライブラリ クライアントサーバ上の電子キャビネットに保存した。これによって、紙文書の保管に必要なスペースは従来の5分の1に縮小し、新本社のフロアにも問題なく移行することが可能になった。

楽²ライブラリ クライアントサーバの電子キャビネットには、各社員のパソコンからアクセスできるため、情報の共有化も実現している。実際、電子化によって文書の検索性が高まり、紙文書の管理の手間を軽減することもできた。

また、同社は別拠点にデータセンターを設置しており、データセンターで本社に保管してある書類が必要になった場合には、社内便による資料送付と原本コピー作業が毎月約100枚発生していた。しかし、現在はデータセンターに設置されているパソコンからも楽²ライブラリ クライアントサーバの電子キャビネットにアクセスできるため、社内便を使って紙文書を送付せずに済み、作業負担や配送料などのコスト削減が可能になっている。

楽²ライブラリ クライアントサーバ導入概要図


稟議システムへの組み込みで社内のペーパーレスを促進

紙文書の保管スペースの削減と情報の共有化を実現した東証コンピュータシステムは、今後の計画として社内ワークフローを使った稟議システムに楽²ライブラリ クライアントサーバを組み込むことを検討している。実現できれば、さらなる業務の効率化とともに、同社が取り組んでいる環境対策の一環としてペーパーレス化も促進できるという。

また、同社では楽²ライブラリ クライアントサーバを利用した紙文書の保管・閲覧ソリューション「デジタル倉庫」の提供を開始している。今回の自社事例で得たノウハウを盛り込んでおり、移転ソリューションとして大々的に売り出していく予定だ。

厳しい経営環境下で拠点の移転を検討・実行する企業が多くなっているが、そうした企業には、コスト削減やスペースの有効活用を実現させる紙文書の電子化ソリューションが大きな訴求力を持つと期待している。

紙文書の保管スペースを5分の1 に削減!

情報の共有化で紙文書の検索性が向上!

導入効果・社内便の利用減でコスト削減を実現!

企業概要

名称 株式会社 東証コンピュータシステム
設立 昭和36年6月
資本金 4億円
従業員数 222名(平成22年5月現在)
売上高 37億4,000万円(平成22年3月期実績)
事業概要 株式等の売買清算関連システム及び派生売買システムの運用管理業務、相場報道システム、派生売買システムの開発支援業務と各種業務支援など。
URL http://www.tcs.co.jp/

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