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楽²ライブラリ クライアントサーバ 導入事例

株式会社 ニチボウ 様

誰でも扱えるかんたんな操作が導入の決め手。
増え続ける工事図面やメンテナンス書類の保管場所問題を解消。

株式会社ニチボウ様は2008年に楽²ライブラリ クライアントサーバを2システム導入。1つは工事部門の竣工図書の保管用に、そしてもう1つはメンテナンス部門の書類の保管と閲覧に活用されている。導入の決め手は、誰もがマニュアルがなくても扱える操作性だったという。導入の経緯とその効果について伺った。

膨大に発生する図面や書類を合理的に保管し、迅速に閲覧できるようにしたい。

株式会社ニチボウは、防災設備のコンサルティングや開発・設計・施工・メンテナンス等のビジネスを展開する。大がかりなものは再開発の超高層建物の消火設備工事とそのメンテナンスから始まり、小さなものはサーバ単体やバスのエンジンルームなどの特殊消火装置(ファイアイレイス・フォグメーカー)設置にまで至り、その規模も幅広い。そして、その業務に関しては図面や書類が大量に発生するが、それらを合理的に保管・管理し、必要な時には迅速に閲覧できるようにすることが、同社の業務を円滑に推進していく上で解決すべき課題となっていた。

年々増え続ける図面や書類の保管場所が問題になっていました。

同社で膨大な書類が発生する部門は、大きく分けて工事部門とメンテナンス部門がある。その内の工事部門では、消火設備工事等を行った場合には竣工図書と呼ばれる書類一式が発生する。竣工図書は承認図・仕様書・施工図・竣工図等からなり、これを完成引き渡し時に施主に提出すると同時に同社でも永久保管するのである。保管用には大きなキャビネットが7つ設置されていたが、近年ではそれが毎年1つずつ増えるペースだったという。
メンテナンス部門でもまた書類の保管に課題を抱えていた。「メンテナンス契約をしている企業の点検時の記録を保管しなければならないのです」と語るのは、取締役CS部長の若林竜治氏。メンテナンス報告書以外に、作業に伴って具体的な手順や対策などが書かれた書類も発生する。こうした書類があることで、問い合わせがあった際に過去の記録を参照し、迅速な対応が可能となるのである。これが、紙書類としてバインダに綴じられている状態では、いくつかの問題が生じていたのである。
1つは、閲覧するために書類の保管場所まで移動しなければならないことである。同じ階であればまだしも、その都度、異なる階に移動するのでは時間がかかり、業務の効率も悪化する。しかも、誰かがそのバインダを持ち出して閲覧していた場合は見ることができない。2つ目としては、年々増え続ける書類の保管場所である。メンテナンス部門の書類も膨大な量に上っており、大きな契約であれば1000枚のファイルを綴じられる厚さ10cmのバインダが1回の点検で1冊にもなってしまうほどであった。その結果、メンテナンス部門の書棚だけで合計すると10畳くらいのスペースを占領してしまっていたのである。

USER VOICE

オフィスの大きなスペースを占領していた保管用キャビネットがなくなりました。使う人のことを考えた、本物の紙を扱うような操作性がいいですね。

複数のソフトを比較検討。決め手は、使う側の現場の人間がかんたんに操作できること。

こうしたことから、同社では3年ほど前にドキュメントファイリングソフトウェアの導入を決め、半年間にわたって複数のソフトが比較検討された。そして最終的に楽²ライブラリクライアントサーバに決定されたが、その理由を管理部OA推進室副長の山崎寛乃氏はこう説明する。「他のソフトは管理する側にとって扱いやすくても、実際に使う側にとってはそうではありませんでした。楽²ライブラリは、マニュアルがなくてもすぐに扱えるほど、実際の紙の書類を扱うのと同じ感覚で使える点が決め手でした。」
そして同社では楽²ライブラリと同時にA3スキャナ3台とScanSnap8台も導入。多数のスキャナで過去の書類のスキャンを計画的に進めたことで、導入後に作成された書類はもちろん、過去の書類もほとんど電子データ化が完了している。楽²ライブラリの中で、物件ごとにフォルダをわけているので検索も容易だ。同じ図面や書類を複数人で同時閲覧することも可能になった上に、保管用のキャビネットが撤去されて、オフィスのスペースも広くなったのである。

楽²ライブラリ クライアントサーバ導入概要図

マニュアル不要の操作性で、誰でもストレスなく使える。

同じ図面や書類を自席から複数社員が同時閲覧できる。

オフィスを占領していたキャビネット等の保管スペースが不要になった。

企業概要

名称 株式会社 ニチボウ
設立 1978年
資本金 6,800万円
従業員数 146名
事業概要 防災設備のコンサルティングから開発・設計・施工・メンテナンスまで一貫したサービスを提供。
防災のプランナー、防災コンサルタントであると同時に、防災エンジニアリングができる施工会社でもあり、かつ24時間緊急出動体制を持ち保守メンテナンスも提供する。さらにライフラインである給排水設備、空調設備に関しても、防災の視点にたったメンテナンスを手掛けている。
URL http://www.nitibou.co.jp/

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