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楽²ライブラリシリーズ
筑邦銀行様

～ファイリング・ソリューション～
年間約30万枚の帳票を「楽²ライブラリ」で電子化
融資業務の効率化と大幅なペーパーレス化に貢献

福岡県南部を中心に多彩な金融サービスを展開する筑邦銀行様では、融資部門の業務効率化を支援する電子ファイリングシステムを構築した。銀行の融資業務においては、一つの融資案件にも多くの書類を必要とする。このため同行でも、紙文書の管理・保管の効率化が大きな課題となっていた。そこで導入されたのが、PFUのドキュメントファイリングソフトウェア「楽²ライブラリ Document Manager」である。年間約30万枚にも達する大量の紙文書を電子化することで、融資業務の効率化・ペーパーレス化にも成功している。

多彩な金融サービスで地域経済の成長に貢献

福岡県・久留米市に本店を置く筑邦銀行は、地元の経済復興を支援すべく昭和27年に設立された銀行である。現在では福岡県を中心に、大分県、佐賀県にも店舗網を展開。個人顧客、法人顧客に対して、多彩な金融サービスを提供し続けている。筑邦銀行 取締役 融資部長 田中 靖正氏は、「地元経済を支える役割を担って生まれた銀行ですので、現在でも地域密着・地域貢献を重要な経営理念として掲げています。中小企業の経営は従来にも増して厳しい状況にありますが、多様な資金ニーズにお応えすることで、地域活性化に貢献していければ」と力強く語る。

銀行をはじめとする金融業の中には、バブル崩壊やサブプライム問題などで痛手を被ったところも少なくない。しかし同行は、こうした動きにも大きな打撃を受けず、開業以来収益計上を続けている。これも、世の中の風潮に惑わされず、地元重視の堅実な経営を貫いてきたからこそと言えるだろう。

融資業務用の紙文書を楽²ライブラリで電子化

もっとも、同行においても、業務的な課題が全くなかったわけではない。特に長年にわたって頭を悩ませてきたのが、融資業務で取り扱う大量の紙文書であった。「法人向けの融資業務には、稟議書だけでなく様々な添付資料が必要になります。このため、1案件で少なくとも5～6枚、多ければ数十枚もの紙文書を取り扱わなくてはなりません」と田中氏は説明する。

当然これだけの紙文書を保管するには、大量のスペースが必要になる。筑邦銀行 融資部 審査グループの川口 義重調査役は「1年間の文書量は約30万枚にも達します。不要になった書類はなるべく早く廃棄するなどの対策は講じていますが、それでも約300万枚もの紙文書が蓄積されています」と語る。この結果、融資部門のフロアの約1/4が、書類保管用のキャビネットに占有されているという。

しかも問題はこれだけではなかった。融資業務用の書類は単に保管されているのではなく、何度も繰り返し閲覧される。このため「業務に必要な書類を揃えるのに時間が掛かる上、もしキャビネットの戻し場所を間違えたりすると、次に見つけるのが非常に大変」(田中氏)といった状況だったのだ。

もちろん市場には、融資稟議支援システムのようなものも提供されてはいる。しかし現在同行では、次世代に向けた基幹システム再構築プロジェクトを進めている最中。多額の費用を掛けて、こうしたサブシステムを導入できる状況ではなかった。

そんな時に出会ったのが、PFUのドキュメントファイリングソフトウェア「楽²ライブラリ Document Manager (以下、楽²ライブラリ)」である。川口氏は「低コストで手軽に利用できる楽²ライブラリなら、基幹システム再構築プロジェクトに影響を与えず、導入が進められる。これはいいと思いましたね」と振り返る。また、もう一つのポイントとなったのが、システムの使いやすさだ。川口氏は「楽²ライブラリのGUIはキャビネットとバインダーをイメージしているため、特別な操作説明を受けなくとも直感的に使えます。また、書類をパラパラとめくって閲覧できる、気になるところには付箋を付けられるなど、紙ベースの業務と同じ感覚で作業できる点も気に入りました」と続ける。複雑な操作が必要な製品だと、人事異動などがある度にユーザーへの教育が必要になる。しかし楽²ライブラリなら、こうしたコストも削減することが可能だ。これらの特長を高く評価した同行では、早速楽²ライブラリの採用を決定。2008年初頭より業務への適用を開始した。

約30万枚の文書がゼロに。業務効率アップにも貢献

楽²ライブラリの導入効果としては、まず大幅なペーパーレス化が実現できた点が挙げられる。稟議書の回覧や決裁などは現在も紙ベースで行われているが、融資の認可が下りた段階で楽²ライブラリへの取り込みを実施。この段階で書類を廃棄できるため、紙のまま文書を保存しておく必要がなくなった。これにより、年間約30万枚に達していた書類が一気にゼロになった。今後、保存期間切れ文書の廃棄や、既存文書のスキャニングが進めば、オフィスを占有しているキャビネットも次第に減っていくことになる。

業務効率化への貢献も見逃せない。以前は必要な書類を揃えるのに1時間程度掛かることも珍しくなかったが、現在は楽²ライブラリ上で瞬時にデータを検索できるようになった。また、同行では、スキャニングした文書と一緒にMicrosoft Word文書をファイリングすることで、情報共有にも役立てている。「たとえば、調査役が取り扱っている融資案件に対してのコメントなどをWord文書に書き込んでいます。次にバインダーを開くときにこれを必ず目にしますので、指示や情報の伝達漏れが起きる心配がありません」と田中氏。川口氏も「改ざんできないスキャニングデータと、自由に編集できるアプリケーションのデータを一緒にファイリングできるのは便利」と続ける。現場への定着もスムーズに進み、日々の業務を支える重要なツールとして活用されているとのことだ。「ソフトウェアやスキャナドライバのアップデートなど、製品の改善が継続的に行われている点も安心できますね」（川口氏）。

同行では、楽²ライブラリによって削減できた時間を本来の融資業務に活かし、金融サービスの品質強化を進めていく。田中氏は将来に向けた意気込みを「お客様企業の成長を支えていくためには、資金だけでなく『知恵』の面でも貢献することが必要。当行でも融資業務のさらなるレベルアップを図っていきたい」と語った。

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