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改善事例紹介


私たちは、①安全な職場づくり、②快適な職場づくり、③能率的な職場づくりを目的に、2011年より専門の先生(※)の指導を受け、日々徹底3S活動を通じた改善に取り組んでいます。
全員が楽しみながら、日々アイデアを出し合って、整理・整頓・清掃をはじめ、業務改善を徹底して進めています。
私たちは、徹底3S活動を通じて、「クリーンオフィス」「ペーパーレス」「働き方改革」を実現します。

※株式会社メックソリューション 久保敬雄氏


事例紹介

私たちは徹底3S活動を通じて、数多くの困りごとを解決し、業務改善を続けています。
一つ一つの事例をぜひご参照ください。

困りごと

  1. キャビネットの鍵の閉め忘れを防ぐことはできないか?
  2. 急ぎで承認が必要な書類がわからない?
  3. 集まってきた書類を一時的にきれいに保管する方法はないか?
  4. 保管されている領収書や請求書を簡単に探すことはできないか?
  5. 簡単に書類を電子化する方法はないか?
  6. メンバがどこにいるかすぐにわかる方法はないか?
  7. 仕事が集中してあっぷあっぷ。誰か助けて!
  8. キャビネットの中のファイルをわかりやすく保管して、きれいに保つ方法はないか? (New)

①キャビネットの鍵の閉め忘れを防ぐことはできないか?

キャビネットの施錠状況を確認したいけど、鍵穴の向きだけでは、施錠されているかわかりにくいですね。
これには、次の問題がありました。

【問題点】

  • 鍵を閉め忘れてしまう。
  • 鍵が閉まっているか近くで見ないとわからない。

この問題を解決するため、次のように改善を重ねました。


  1. 1)手動で開/閉を表示。しかし、裏返すのを忘れることがあった。
  2. 2)自働で開/閉を表示。しかし、すぐに取れてしまった。
  3. 3)遊び心を取り入れ、開/閉を表示。しかし、遠くから見えにくかった。
  4. 4)鍵の開け閉めする方向もあわせて、開/閉を表示。
  5. 5)キャビネットの変更により、現在は、閉め忘れを「赤色」表示で防止するようにしています。

上記の改善を重ねた結果、鍵の閉め忘れ(異常)が一目でわかるようになりました。

②急ぎで承認が必要な書類がわからない?

書類を平積みにすると何の書類があるかわかりにくいですね。所属長に承認してもらうトレイには、次の問題がありました。

【問題点】

  • 先に置いた処理が埋もれてしまう。
  • 何の書類が置いてあるかわからない。

吊るす方式に改善した結果、依頼件数や緊急度が一目でわかり、承認者も依頼者もストレスがなくなりました。

③集まってきた書類を一時的にきれいに保管する方法はないか?

集まってきた書類を段ボールに入れ、床に直置きしていると見た目も悪いですね。他にも、次の問題がありました。

【問題点】

  • 場所をとる。
  • 掃除がしにくい。

改善後は、プラスチック製のケースを手作りのキャスターに載せることで、見た目も美しく、移動も簡単にできるようになりました。

不要な時の保管もこんなにスッキリとしました。

④保管されている領収書や請求書を簡単に探すことはできないか?

経理業務では、たくさんの経理証憑(領収書や請求書など)を保管しないといけませんね。
これには、次の問題がありました。

【問題点】

  • お取引先から問合せを頂いた時などに、必要な書類を探すのにとても時間がかかる。
  • 保管スペースが足りない。
  • 税務調査などの事前準備や当日の対応が大変。

そこで、スキャナを使って領収書や請求書を電子データ化し、検索作業時間を大幅に短縮(工数△85%削減)。 さらに、いち早く電子帳簿保存法(e-文書法)が定めるスキャナ保存の要件を満たすシステムを作り(注)、紙の保管を不要とし、税務調査、会計監査、内部統制テスト時の書類準備などに要する工数も大幅に削減しました。

(注)2005年に全国で初めて国税局の承認を受け運用を開始しました[当社調べ]

⑤簡単に書類を電子化する方法はないか?

④の事例のように、書類を電子化するととても便利なので「ペーパーレスはくせになる」のですが、経理証憑以外の書類をスキャナを使って電子化しようとすると、次のような問題がありました。

【問題点】

  • キーワードを付けたり、フォルダに分類したりしないと電子化しても検索(→利用)ができない。
  • しかし、この作業が結構大変。

いろいろ試行錯誤した結果、

  • Excel等で事前にセパレートシートを作成し、書類と一緒にまとめてスキャン、
  • 電子データをScanConnectという自動仕分ソフトを使って、適切なフォルダに分かり易い名前をつけて保存する。

という方法に辿り着きました。
通常の方法(=スキャンしながらパソコンの画面でフォルダを選びファイル名を入力)に比べて、ずっとストレスが少なく、気持ち良く仕事することができます。

この方法を使って、さまざまな書類の電子化を進めています。

⑥メンバがどこにいるかすぐにわかる方法はないか?

例えば離席中のメンバに電話がかかって来た時、その人がどこにいるかわからないと困りますね。

  • 打合せ中か、少し離席しているだけかわからない。
  • 帰宅したのか、まだ社内にいるのか?(机の上がきれいなのでわからない...)
  • 休みなのか、出張しているのか?

改善前は壁に掛けたホワイトボードに行き先など書き込んでいましたが、次のような問題がありました。

【問題点】

  • わざわざホワイトボードのところへ書き込みに行くのが面倒。
  • せっかく書いても遠くの席から見辛い。
  • 見た目が良くない。(景観を損ねる。)

改善を重ねた結果、「打合せ」「帰宅」「休暇」などの行先表示札を作成し、PCディスプレイの上に取り付け、簡単にめくって表示できるようにしました。
遠くからもよく見えるので、不在かどうかすぐにわかるようになりました。
また、在籍時には内線番号を表示し、電話の転送がスムーズに行える工夫も加えました。
さらに、Lync会議(←パソコンを使った会議)中であることを表示できるようにもなっています。

⑦仕事が集中してあっぷあっぷ。誰か助けて!

みんな忙しそうにしているので、仕事が集中してあっぷあっぷでも、「助けて」とはなかなか言えないですよね。
気が付けば一人で残業することに...(泣)

【問題点】

  • 一人一人の仕事量に偏りが出てしまう。
  • たまたま手が空いていても、暇と思われるので手伝えると言えない。
  • 個人プレーとなり、チームで助け合える雰囲気がない。

そこで、改善後は、「アップアップボード」を作成して、「助けて」「手伝える」「手伝えない」の3つのスペースにマグネットを貼ることにしました。
出社したらマグネットを貼り、日中にも2度進捗確認します。チームメンバの状況把握が容易となり、助け合う体制もできました。

⑧キャビネットの中のファイルをわかりやすく保管して、きれいに保つ方法はないか?

キャビネットにたくさんのファイルを保管していると、目的のファイルを探すのに時間が掛かりますね?
また、一度キャビネットの中をきれいにしても、すぐに元の汚い状態に戻るなど、次の問題がありました。

【問題点】

  • どのファイルがどこに保管されているかわからない。
  • 取り出したファイルを戻そうとしたら、違うファイルが置かれていた。
  • 空いたスペースにいつの間にか書類が山積みになっていた。
  • ファイルの手前に物が置かれていてファイルが取り出しにくい。

キャビネット内の問題を解消するために、次のように改善を行いました。

  1. 1)整理(生品・休品・死品 区分) ※1
    キャビネット内にあるすべての書類を、現在使用している書類(生品)、すぐには使わない書類(休品)、不要な書類(死品)に区分。
    不要な書類はすべて破棄した。
  2. 2)整頓(5頓:定位置・定方向・定量・表示・標識) ※2
    キャビネット内に残った書類の定位置、定方向、定量を決め、何をどこに戻すかわかるように表示・標識をした。
  3. 3)ちょい置き防止
    物を置くスペースをなくすため、ファイルの後ろにストッパーをつけて面揃えし、空いたスペースに空ファイルを設置。

このようにすることで、必要な書類だけがすぐに使える状態になり、事例⑤のペーパーレスにつながります。

※1 整理の定義
整理とは、生品・休品・死品の3つの区分に分けること。
生品・・・今いるモノ 4時間以内に必要
休品・・・急がないモノ 別の場所に保管
死品・・・要らないモノ 捨てる

※2 整頓の定義
整頓とは、必要なモノを必要な時にすぐ取り出せるようにすること。
すぐとは6秒以内。
定位置・・・押しても引いても動かない状態
定方向・・・決まった方向に管理すること
定量・・・・ないモノがわかる状態
表示・・・・モノに
標識・・・・モノの場所に
a.棚とファイルに番地を表示 b.背面にストッパーを設置 c.空きスペースに空ファイルを設置

a.棚とファイルに番地を表示

b.背面にストッパーを設置

c.空きスペースに空ファイルを設置