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ドキュメントファイリング・シリーズ
証憑管理システム

証憑を素早く取り出したい

お客様の業務で利用できるかプロが診断します。気軽にお問い合わせください。

このような業務・管理をされていませんか?
  • 商談ごとに、見積書・検収書・請求書などの「紙」をファイリングして保管
  • 見積書の提出や受注・売上の処理時は、ファイリングした証憑一式を上長経由で業務部門に回送して承認依頼
  • 会計監査や内部監査で要求された証憑は、倉庫や書棚に探しに行き、コピーをとってから提出

【主なファイリング対象】
商談メモ、見積書、納品書、検収書、請求書 等

お困りではないですか?

課題

申請してから承認を得るまでに時間がかかる

特別価格の申請等が必要な場合は、業務部門に見積書などを添付して回送しているため、承認を得るまでに時間がかかっている。

証憑の紛失・破損が心配

証憑の綴り漏れや別のバインダに綴ってしまうことがあり、紛失するリスクがある。
また、破損や汚損すると内容が確認できなくなるのも心配。

監査で内部管理態勢が弱いと指摘を受けた

監査人に要求された証憑をすぐに探すことができず提出が遅れ、内部管理態勢強化の指摘を受けた。

システム概要

システム概要

システム概要図

拡張サービスにて提供いたします。商品および拡張サービスの詳細は、カタログをご覧ください

効果

効果

証憑の共有化で申請から承認までの時間を短縮

証憑の電子化により、部署(場所)を問わず証憑が確認できます。
従来の証憑を回覧する手間が無くなり、申請から承認までの時間を大幅に短縮することができます。
また、拡張サービスを利用して受発注システムなどの基幹システムから証憑(イメージ)を表示することもでき、業務が格段とスピードUPします。

証憑の紛失・破損リスクを低減

証憑はスキャンニングする過程で注文番号などで自動的に仕分けるため、別の案件に綴ったり、登録が漏れるリスクを低減します。
原本とは別に画像イメージを取得することにより、万が一原本が破損しても内容を電子で確認することができます。

内部管理態勢を強化

証憑を電子化して一元管理するため、JSOXや内部監査等で監査人に要求された証憑をすぐ検索して提出することができ、証憑の管理態勢が格段に向上します。