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OnBase 導入事例
山九株式会社様

OnBase(注1)+ManedgeLeader/Light(注2)で文書管理を効率化
全社のあらゆる文書を集約する巨大な器に

物流・機工を融合させた独自のサービスで、顧客企業の業務最適化を支援する山九株式会社。ここでは事業展開に必要な膨大な社内文書を、紙文書最適化ソリューション「OnBase」と三菱電機インフォメーションシステムズ(MDIS)が提供する全文検索システム「ManedgeLeader/Light」を組み合わせて構築したS-Filingシステムで管理している。システム導入当初は通関とプラント工事に関する文書が管理対象だったが、2013年からはこれを一般的な業務文書にも拡大。多種多様なファイルを1カ所に集約することで情報の管理効率を高めると共に、図面の全文検索や基幹システム連携による利便性向上を実現している。

  • (注1)OnBaseは米国Hyland Software社の登録商標です。
  • (注2)ManedgeLeaderは、三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社の登録商標です。

物流・機工を融合したサービスで顧客企業の業務最適化を支援


S-Filingプロジェクト推進メンバー一同

グローバル化の進行に伴い、産業界ではあらゆる面で最適化が求められるようになっている。この要求への対応を、物流・機工を融合させた独自の事業展開で支援しているのが山九株式会社だ。同社はグループ会社を含め、国内82拠点、海外41拠点を持つグローバルな物流企業。その一方で、設計からメンテナンスまでカバーした一貫責任施工体制によるプラントエンジニアリング事業や、工場構内のオペレーション・サポート事業なども展開。世界で選ばれる「No.1アウトソーサー企業」として、数多くの企業をサポートしている。

世界をカバーする物流事業を展開するには、通関業務への対応が不可欠だ。そして通関業務を円滑に行うには、通関関連書類の適切な保管が欠かせない。

「通関業務に関する書類は3年、帳簿は7年間の保管義務があります」と説明するのは、同社 IT企画部 担当部長の花島 竜治氏。1件の通関で必要な書類は平均で30頁、場合によっては1000頁を超えることもある。そしてその件数は、全社で月間約2万件に達していると言う。

これに加えプラントエンジニアリング事業でも、膨大な量の工事関連文書(工事図書)が作成されている。プロジェクト1件当たりの文書量が1万頁を超えることも珍しくない。これは厚さ5cmのバインダーが20冊にも及ぶボリュームだと語る。

以前はこれらを紙の状態で保存していたため、保管スペースの確保に大きなコスト負担が強いられていた。拠点によっては専用の倉庫を借りるケースもあったと言う。また紙の文書はアクセスに手間がかかり、業務効率向上を妨げる要因にもなっていたのである。

集約された文書管理基盤にOnBaseを採用 ManedgeLeader/Lightで全文検索も可能

これらの問題を解決するため、同社では2006~2010年にかけて、13の主要拠点に文書管理システムを導入している。しかしこのシステムも約5年の利用を経て、「システムの老朽化によるパフォーマンス低下や容量の制限といった問題が発生していました」と、同社 IT企画部 情報システムグループの伊藤 真二氏は振り返る。また拠点毎の個別システムだったため、拠点間の情報共有が難しいという課題もあったと言う。さらに東日本大震災の後は、BCPへの対応も要求されるようになった。拠点毎のシステムではバックアップが難しく、拠点が被災するとデータが消失する危険性があったのだ。

このような拠点別システムの問題を解決するには、システムを集約する必要がある。そのために採用されたのが、紙文書最適化ソリューション「OnBase」と、全文検索システム「ManedgeLeader/Light」を組み合わせて構築したS-Filingシステムである。同社では2011年7月に文書管理システム集約のプロジェクトに着手し、6種類のソリューションを比較検討しているが、最終的にこの組み合わせを選択したのは大きく3つの理由がある。

まず第1はOnBaseの柔軟性の高さだ。対応しているファイルの種類は100種類を超えており、紙文書のイメージをそのまま格納することも可能。スケーラビリティも極めて高く、事実上ほぼ無制限に保管できると花島氏は言う。さらに、ERP等と連携する「アプリケーション・イネーブラー」や、周辺システムとの連係機能の存在も重視された。これによって既存の基幹業務システムと連動した業務プロセスや、複合機からの文書読み込みが可能になるからだ。

第2はManedgeLeader/Lightとの自動連携によって、全文検索機能の提供が可能になることである。OnBaseへの文書登録はManedgeLeader/Lightによって監視されており、文書の全文インデックスが自動的にManedgeLeader/Lightに登録される。文書を探す場合には、ManedgeLeader/Lightで全文検索を行うだけで、目的の文書がOnBaseからダウンロードされるようになっている。図面に記載されている部品番号で対象文面を探すなど、アクセスをスピーディーに行えるのだ。

そして第3が、既存システムからの確実なデータ移行。MDISとPFUが緊密に連携し、データ移行を全面的にサポートすると約束したのである。「データ移行では各拠点から膨大なデータを吸い上げる必要がありましたが、問題なく作業を進めることができました」と伊藤氏。遠隔地のユーザーに展開するための、教育支援も行われたと言う。「両社が連携したサポートにはとても満足しています」。


手軽に文書登録できアクセスも容易 基幹業務システムとの連携も実現

S-Filingシステムの運用が始まったのは2012年5月。まず通関と工事に関する文書(特定業務文書)を対象に、国内16拠点での利用を開始した。この時点で複合機連携や基幹システム連携も実現。その後利用拠点を増やし、国内66拠点に展開している。2013年10月からは対象文書を特定業務文書以外の一般文書にも拡大。2014年7月までに一般文書までカバーした運用を、全国へと広げていく計画だ。

山九株式会社
技術・開発本部
IT企画部 担当部長
花島 竜治 氏

山九株式会社
技術・開発本部
IT企画部
情報システムグループ
伊藤 真二 氏

「紙文書は複合機でスキャンするだけ、PCからも文書をアップロードできるため、簡単に文書を登録できます」と伊藤氏。全文検索で文書を探すことができ、同じ文書を複数拠点からアクセスできるのも利便性が高いと指摘する。また基幹システムとの連携によって、通関文書と基幹データを紐付けた参照も可能。従来の業務の流れを大きく変えることなく活用できると言う。

また花島氏も「通関文書の保管や探す手間がなくなっただけで、年間2000万円のコスト削減につながると試算しています」と説明。今後一般文書の管理を全国の拠点に広げていけば、その効果はさらに高くなるだろうと語る。

「OnBaseは会社全体で使える巨大な器です」と花島氏。最近ではOnBaseへの電子保存を前提に、文書保存に関する社内規定も見直したと言う。「OnBaseなら文書の長期保存も容易なため、過去の文書を将来の議論に活かすこともできるはずです。社内のあらゆる文書を集約していくことで、活用の幅をさらに広げたいと考えています」。

企業概要

名称 山九株式会社
本社 東京都中央区勝どき6-5-23
設立 1918年10月1日
資本金 286億1900万円
売上高 単独 3,161億1400万円/
連結 4,016億5800万円(2013年3月期)
従業員数 10,056名/連結 27,947名(2013年3月現在)
URL http://www.sankyu.co.jp/
事業概要 物流・機工サービスをグローバルに展開する企業。物流ではロジスティクスソリューションと3PLによる先進的物流サービスを提供。機工サービスでは設計~建設~輸送~据付~メンテナンスまでカバーした一貫責任施工体制を、プラントエンジニアリングと3PMによって実現している。

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