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OnBaseソリューション 導入事例
株式会社近鉄ロジスティクス・システムズ様


OnBaseによる受領書検索システムの構築で問合わせ対応のスピードアップとコスト削減を実現

全国ネットワークで運送事業を展開する、株式会社近鉄ロジスティクス・システムズ様では、過去の伝票内容についてお客様からの問合わせ時に保管倉庫で受領書を捜す必要があり、その対応に多大な工数が発生していた。そこで月に約40万枚以上保存する受領書を電子ファイリングし、全国の営業所から検索できるようにシステム化した。スキャナでの仕分け読み込み、キーワードリスト自動作成、連続修正、サーバー自動登録、参照の一連の流れをPFUの「OnBaseソリューション」で構築し業務改善に効果を発揮している。


高品質輸送サービスとロジスティクスサービスで「プラスワン」の提供

羽田空港に隣接し海上輸送と陸上輸送の結節点となる品川区八潮に位置する株式会社近鉄ロジスティクス・システムズ(以下、近鉄ロジスティクス・システムズ)は、2002年に株式会社近鉄エクスプレスの国内営業部門から会社分割により設立された。

事業の中心は全国40ヶ所の営業拠点と5ケ所の物流ターミナルによる全国ネットワークの輸送網で、個人情報を含むセキュリティー輸送や精密機器輸送、医試薬・検体の保冷輸送をはじめとした高品質付加価値輸送で高い評価を得ている。

また配達の際に設置や起動確認・廃棄品の引き取りを行う「近鉄DE(ドライバーズ・エンジニア)サービス」や入庫・保管・梱包・発送・配達まで一貫して行う「近鉄PD(Packing&Delivery)サービス」など特徴あるサービスで一味違う「プラスワン」サービスの提供に注力している。

更に近年の物流部門のアウトソーシング化の流れの中で物流全般を請け負う「3PL(サードパーティ・ロジスティクス)サービス」にも力を入れており、レイアウト改善や適正在庫、目で見る管理方式など同社が培ったロジスティクスのノウハウを基にお客様に最適な物流オペレーションを提供している。「100社のお客様があれば100通りの物流があり、お客様のメリットを共に追求していきたいと思っています」と営業部 担当部長の石井亨氏は語った。

営業所の業務改善プロジェクトとして伝票の電子ファイリング化に着手

同社では、過去の受領書に関するお客様からの問い合わせ対応に多大な工数が発生していた。年間で約500万枚以上発生する受領書は各営業所で保管しており、過去のものは地方の保管倉庫で管理されていた。

「この中から、数年前の伝票を捜すとなると、倉庫の奥のダンボールをひっくり返して捜すため労力と時間が掛かっていました」と営業所の業務改善に取り組む営業部 課長代理の曽我千夏氏は当時の状況を振り返った。「伝票のイメージデータ化は古くからあったが、スキャナでの読み取り精度が低いことや、圧縮技術も甘く、実運用までには適していませんでした」と石井氏は調査過程を語った。

しかし、PFU展示会を見学した役員から「いろいろな紙サイズや紙質の伝票をスキャニングできるスキャナがあるので、IT化出来ないか再検討しては」とのアドバイスがあり、東京地区でPCとスキャナだけのスタンドアロンシステムで試行運用をスタートさせた。システムは受領印の入った受領書をスキャナで読んでイメージデータ化し、受領書番号をキーとして即時検索できることを条件とした。

システムの検証を担当した営業部 システム管理課主任の平戸桂司氏は「伝票のバーコードの解像度が低かったことや、運送中に伝票に折れやしわが生ずることなどで、当初は20から30%の読み取りミスがあり、画像データを見ながら修正登録をする必要がありました。ただ、バーコードの印刷精度を高めたことで認識率を改善し、また修正画面の操作性も向上したことで修正時間も短縮し、実運用に使用できる目処がたちました」と経緯を説明した。


近鉄ロジスティクス・システムズ 営業部 担当部長 石井 亨氏
近鉄ロジスティクス・システムズ 営業部 課長代理 曽我 千夏氏
近鉄ロジスティクス・システムズ 営業部 システム管理課 主任 平戸 桂司氏

全国展開では現場に即したカスタマイズが可能なOnBaseソリューションを選択

約1年のトライアル実績を経て東京、名古屋、大阪、福岡の主要拠点に拡大することを決め、伝票ファイリングサーバを共通化してデーターセンターで一括管理することにした。また、同時に全国の営業所からも検索・参照できるようにした。 「このシステム化にあたり、ドライバーがいつ、どの様にスキャンするかなど現場に即したようにカスタマイズが出来ることが条件であったことからPFUのOnBaseを選択しました」と平戸氏は選択理由を語った。

具体的には、スキャナで伝票を読み込み、ScanConnectで伝票の自動仕分けとキーワードリストを自動作成し、読み取りミスとなった伝票を連続修正したのち、スケジュールバッチでデーターセンターのOnBaseに自動登録される。全社システム化に際しては、「カラーのイメージデータなので、保存容量が気になりました。業務上取り扱ったことのないデータ量だったので、見積もり精度に不安がありました。またデータの更新とバックアップに時間が掛かることも気になりました」と平戸氏は懸念だったことを語った。これらは弊社SEとの認識あわせを実施し、イメージデータは試算ベースで300MB/日、(圧縮して)、最短で3年間保存を基準にディスク容量を設計した。またその日の差分を夜間バックアップし、休日に1週間分をバックアップする方式にすることで、運用に支障をきたさないようにした。

「現在、東京で2,500から3,000枚/日のスキャン実績で、4拠点合わせて1ヶ月約15万件のデータが登録され、検索も日に十数件使用され効果を上げています」(平戸氏)。また「スキャン端末fi-6230からの伝票入力もドライバーがセットしてクリックするだけの簡単操作なので、ストレス無く実行されています。また複写式の裏面カーボン伝票なので、スキャニング時にジャムることが心配でしたが、そのような事象もほとんど発生しないことも現場のスムーズな運用につながっています」と曽我氏は利用状況を続けた。「今後は、この実績を評価して残る営業所からも伝票入力を実現し全国展開を図りたいと思っています。また基幹システムの貨物トレースシステムからも受領書の検索が出来るようにOnBaseとの連携を模索していきたい」と石井氏は今後の展開計画を説明した。PFUも世界シェアNo.1の実績を持つイメージスキャナfiシリーズを起点に紙文書の電子化とシステムでの活用に向けて、期待に応えていきたい。

会社概要

名称 株式会社近鉄ロジスティクス・システムズ
設立 2002年(創業1948年)
本社 東京都品川区八潮3-2-31 東京ターミナル
資本金 300百万円
従業員数 221名(2010年3月31日)
URL http://www.kintetsu-ls.co.jp/
事業概要 (株)近鉄エクスプレスグループとして札幌・仙台・東京・名古屋・大阪・神戸・福岡ほか地域提携代理店を含め日本全国90ヶ所以上のネットワークで国内貨物輸送事業を展開するとともに、倉庫保管、流通加工などでお客様のニーズに合わせたフレキシブルな総合ロジスティクスサービスの提供で事業拡大を図っている。

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