1. 封筒や冊子、A3サイズなど幅広い郵便物を手間なく読み取る「fi-7700」でクラウドメール室のボトルネックを解消

株式会社トドケール 代表取締役CEO 野島剛さんにうかがいます。
「クラウドメール室」はどのようなサービスでしょうか。ベースになっているアプリ「トドケール」の概要と併せて教えてください。

野島さん「トドケール」は、オフィスに届く郵便物や配達物をすべてデジタルで管理する法人向けアプリです。郵便物が到着したら、総務やメール室の担当者は封筒など外装の写真を撮り、受取人などの情報をアプリに登録します。すると受取人に対して荷物の到着が自動で通知され、受取人は「自分で取りにいく／PDF化して送ってほしい／破棄してほしい」など、いくつかのオプションから扱い方を選ぶ仕組みです。お客様ごとのカスタマイズ項目を含め、最大で8のオプションを設定できます。

そのやり取りによって受取人はリモートワーク中でも郵便物を確認できるほか、メール室の担当者が受取人にEメールで逐一連絡を取ったり、社内を回って郵便物を届けたりする必要がなくなるのですね。

野島さんそうです。また全郵便物のステータスや履歴を簡単に一覧できるので受け渡しトラブルがなくなり、誰でも扱えるため業務の属人化が起こりにくくなるというメリットも生じます。「トドケール」は郵便物というアナログ情報をデジタルに置換することで情報へのアクセス性を高め、総務・メール室の働き方をハイブリッドワークの時代にフィットしたものへと変えるアプリです。

一方の「クラウドメール室」は、我々自身が「トドケール」の機能を使いながら、メール室の郵便物管理業務を代行するサービスです。お客様の会社に届く郵便物を回収または転送によって当社オフィスに集約し、「トドケール」で郵便物の情報をデジタル化して受取人の方々に直接お知らせします。受取人の方々は郵便物ごとに「即時配送／定期返却／PDF化／破棄」などのオプションをボタン一つで選択し、我々はその指示に応じて作業を行うという流れです。

株式会社トドケール 代表取締役CEO 野島剛さん。アメリカの投資ファンドに勤務したあと帰国し、2018年に起業しました。

「クラウドメール室」では、株式会社トドケールと顧客の受取人がアプリ「トドケール」を活用して情報をやり取りします。これは受取人側の画面に郵便物情報が届いたところで、同じ通知をSlackやTeamsで受け取ることもできます。

「トドケール」の概要

「クラウドメール室」のベースになっているアプリ「トドケール」の概要図。郵便物情報をデジタル化し、総務・メール室の業務を効率化します。大企業・大学・総合病院など、規模の大きな組織によくフィットします。全国の法人向けにサブスクリプションで展開しています。

「クラウドメール室」のベースになっているアプリ「トドケール」の概要図。郵便物情報をデジタル化し、総務・メール室の業務を効率化します。大企業・大学・総合病院など、規模の大きな組織によくフィットします。全国の法人向けにサブスクリプションで展開しています。

「クラウドメール室」の概要

「クラウドメール室」は、株式会社トドケールが企業に届く郵便物を自社に集約し、アプリ「トドケール」によって受取人に郵便物情報を送る、郵便物管理業務代行サービスです。リモートワークでも総務やメール室の社員だけが出社しなければならないなど、郵便物管理業務にまつわる非効率を解決します。従業員30～100人前後で郵便物管理に人手をかけられない企業に向いており、東京23区内（主に千代田・中央・港・渋谷・新宿・品川・文京の7区）で展開しています。

「クラウドメール室」は、株式会社トドケールが企業に届く郵便物を自社に集約し、アプリ「トドケール」によって受取人に郵便物情報を送る、郵便物管理業務代行サービスです。リモートワークでも総務やメール室の社員だけが出社しなければならないなど、郵便物管理業務にまつわる非効率を解決します。従業員30～100人前後で郵便物管理に人手をかけられない企業に向いており、東京23区内（主に千代田・中央・港・渋谷・新宿・品川・文京の7区）で展開しています。

ここでは「クラウドメール室」で受取人が選択するオプションの一つ「PDF化」に絞ってお話をうかがいます。郵便物をスキャンするためのメインスキャナーとしてfiシリーズのA3フラットベッド付きモデル「fi-7700」を導入された理由をお聞かせください。

野島さん「fi-7700」はフラットベッドスキャナーとADF（オートドキュメントフィーダー）が一体になっているため1台でさまざまな書類の読み取りに対応でき、フラットベッドで読み込む必要があるものと、ADFで連続読み込みをしたいものが混在している場合も、それぞれでスキャンし、一つのPDFにして保存できるからです。

1通の郵便物の中には多くの場合、A4の書類、A3二つ折りの資料、数ページの冊子、小さな帳票など、さまざまなサイズ・形態の紙が含まれています。そのためサービス開始当初は、それらに対応するためスキャン方法の異なるスキャナーを3種類用意していました。内訳はフラットベッドスキャナー1台、オーバーヘッドスキャナー1台、A4対応のADFスキャナーとしてPFUの「ScanSnap iX1600」が1台です。

ところが、内容物を複数のスキャナーでスキャンした場合、別々に保存した複数のデータをPDF編集ソフトで1ファイルに結合しなければなりません。取り扱う郵便物が増えるにつれて、この結合作業が明らかなボトルネックになりました。そこで、サイズや形態の異なる紙を1台でスキャンでき、スキャン時点で一つのPDFとして保存できるスキャナーを探すことが急務になっていました。

株式会社トドケールではA3フラットベッド付きモデル「fi-7700」を導入し、「クラウドメール室」でのスキャン業務を効率化しています。

「fi-7700」導入前に「クラウドメール室」で使用していた「ScanSnap iX1600」。現在は社内用として使っています。

1通の郵便物にはさまざまなサイズ・形態の紙が入っています。それらのほとんどすべてを1台でスキャンできる「fi-7700」を野島さんは高く評価しています。

「fi-7700」の導入はどのような経緯で決まったのでしょうか。

野島さん まずPFUを含むスキャナーメーカー数社とお話をした上で、どのメーカーの製品を選ぶかを検討しました。その結果、QRコード認識などの高い画像処理技術を持っていること、開発の姿勢がオープンで将来的な協力体制も視野に入れられること、「ScanSnap iX1600」の信頼性が高かったこと、我々システム開発者がPFUの「Happy Hacking Keyboard（HHKB）」に親しみと信頼感を抱いていることなどを総合的に勘案し、PFUのスキャナーを選ぶことにしました。その上でPFUのショールームを訪れた際に「fi-7700」のデモを見せてもらい、理想に近い機種だとわかったので迷うことなく導入を決めました。

2.「PaperStream Capture」のQRコード認識機能によって月あたり10時間の時短に成功

ここからは株式会社トドケールでセールスとカスタマーサクセスを担当されている堤渉さんにもお話をうかがいます。「クラウドメール室」のための作業場でもある株式会社トドケールのオフィスに郵便物を集約する方法から教えてください。

堤さん 回収の場合は午前中に当社の軽バンでお客様のオフィスを回り、郵便物をお預かりします。「クラウドメール室」のサービスは基本的に東京23区内で展開しており、お客様が港区や品川区などの城南地域に集中しているため、1時間から2時間で巡回できます。お客様から当社への転送の場合、郵便物は郵便局の通常配達によって到着します。回収と転送の比率は半々ですね。

野島さん 回収でお客様に面会してお預かりするときは、郵便物の数を双方で確認するなど、チェックを厳しくしています。また、コロナ禍でも毎日出社する働き方を選択している方もいるため、「誰々宛ての郵便物は回収しない」といった指定もお受けしています。「クラウドメール室」自体がまだ初期段階ですので、お客様のニーズがどこにあるのか把握するために細かいオプションを設定しています。

株式会社トドケール所有の軽バン。顧客のオフィスを回って郵便物を回収します。

オフィスの作業スペース。忙しい時間帯には4～5人が同時に作業します。黒いバスケット一つが1社分の郵便物です。

現在、一日でどのくらいの量の郵便物がオフィスに集まるのでしょう。

堤さん 多いときで200通から300通、少ないときで100通前後です。

それをどのような手順で処理していくのでしょうか。

野島さん 他社の郵便物が混入することのないよう原則的にスタッフ一人が1社を担当し、最初に受取人別の仕分けを行います。この仕分け作業の際、郵便物にIDを付与するため、あらかじめ出力しておいたQRコードのシールを外装に貼り付けていきます。

受取人別に仕分けするためのクリアホルダー。個人宛てだけではなく会社宛て・部署宛ての郵便物もあります。

郵便物にIDを付与するため、外装に（写真はハガキのため宛名面の上部に）QRコードのシールを貼り付けます。

野島さん 次にスマートフォンのカメラで郵便物の外装を撮影し、IDを登録します。そのあと詳細情報入力画面で宛先などを入力し、郵便物を「トドケール」に登録すると、お客様に郵便物の画像と詳細情報が送られる仕組みです。

郵便物の外装を撮影して顧客に送る画像を生成します。

QRコードを読み込んでIDを登録します。

郵便物の登録情報を見た顧客は即時配送やPDF化などのオプションを選択し、その指示がこちらに順次届くのですね。

堤さん そうです。当方のスタッフはお客様からのリアクションを随時確認しながら、選択された処理を行います。指示が送られてくるまでに多少時間がかかる場合もありますが、基本的にお客様はすぐに対応してくださいます。

受取人が郵便物の扱い方を選ぶ画面。ワンタッチでオプションを選択できます。

「PDF化」の指示を受け取った株式会社トドケール側の画面。PDF化の進捗状況（ステータス）を一覧で確認できるので、作業を確実に進めることができます。

「PDF化」の指示が来たらどのようなフローでPDF化するのでしょうか。

野島さん 郵便物のIDを確認し、お客様別のバスケットに一時保管している郵便物の中から該当するものを取り出します。それをできるだけきれいに開封し、「fi-7700」でスキャンしてPDF化します。

郵便物情報の送信後、スタッフはPCを随時確認して顧客からのリアクションを待ちます。

「PDF化」の指示を受けたら、該当する郵便物を選び出して細心の注意を払いながら開封し、スキャンします。

現場でスキャナーを操作することもある堤さんからご覧になって、「fi-7700」の使い勝手はいかがでしょうか。

堤さん かなり使いやすいですね。特に驚いたのが、縦の書類を横向きにスキャンしても画像が縦に保存される、紙が多少斜めになっても画像は真っ直ぐに補正されるといった画像処理機能です。万一の紙詰まりが発生しても瞬時にストップして原稿のダメージを最小限に抑えてくれる原稿保護機能もよいですね。気遣いの行き届いたスキャナーだと思います。細かいことを気にすることなく、どんどんスキャンできます。

「fi-7700」上部のADFはA3サイズまでを読み取れます。現在はA3二つ折りの資料などにもADFをお使いでしょうか。

堤さん はい、ADFに通せるサイズであれば、フラットベッドではなくADFを使うようにしています。フラットベッドを利用するのは冊子のスキャンですね。「fi-7700」のフラットベッドはドキュメントカバーを開けたままでもスキャンできるので、スキャン作業がはかどります。閉じるという動作が一つなくなるだけで効率が大きく上がりますし、開けたままでも歪みや余計な写り込みのない正確な画像を保存してくれます。とても精度の高いスキャナーだと思います。

「fi-7700」のADFはA3に対応しています。A4書類は横置きでスキャンします。

設定によりA3変型など長尺の紙もスキャンできます。

冊子はフラットベッドでスキャン。ドキュメントカバーを閉めなくてもスキャンでき、余白のない画像が生成されます。

標準添付ソフト「PaperStream Capture」画面。ADFとフラットベッドを取り混ぜてスキャンした場合も一つのPDFファイルにまとめて保存できます。

野島さん フラットベッドは冊子のほかに、たとえば専門的な資料を高解像度でスキャンしてほしいといった指示を受けたときにも活用しています。前述のように、お客様のニーズを把握するため細かいリクエストにも応えるようにしているので、1台のスキャナーでスキャン方法を選べるのはありがたいですね。

郵便物を登録する際にQRコードを貼って撮影した、封筒などの外装もスキャンするのでしょうか。

堤さん はい、外装を先頭にして1枚目としてスキャンしています。こうすると、外装に貼ってあるQRコードをfiシリーズの標準添付ソフト「PaperStream Capture」が認識し、QRコードの内容がPDFのファイル名として自動で付与されます。外装のスキャンは、紙の封筒などであればほとんどADFを使い、ビニール封筒やレターパックの場合はフラットベッドを使っています。

郵便物の外装に貼ったQRコードを「PaperStream Capture」が認識し、ファイル名を自動で付与します。

「『fi-7700』はとても使いやすく、不満を感じたことがありません」と堤さん。

野島さん 自動でファイル名を付与する機能は業務効率化に大きく貢献してくれています。「fi-7700」導入前はスキャンするたびに面倒なファイル名入力を手作業で行っていましたが、この機能のおかげで時間がかなり短縮されているはずです。

堤さん 以前はファイル名の手入力に1件あたり15～30秒かかっていたので、郵便物100件のうちPDF化が6割だとすると900～1,800秒、つまり15～30分の短縮になります。

野島さん 一日に15～30分の短縮は大したことがないと思うかもしれませんが、月にすれば5～10時間の短縮となり、スタッフ一人のほぼ一日分が削減されたことになります。まだ初期段階で今後どのような工程が必要になるかわからない「クラウドメール室」にとって、この削減はかなり大きなものです。

なお、当初は郵便物の原本を受け取ることを重視していたお客様も、PDF化を一度体験すると納得してくださり、指示が増えていく傾向がありますので、おそらく今後はPDF化の比率が高まっていくと思います。

現在、顧客からPDF化の指示があった場合は、1社の一日分につき、どのくらいの時間で処理しているのでしょうか。

堤さん PDF化には2～3時間の猶予をいただく旨をアナウンスしていますが、実質的な処理時間は今のところ30分から1時間程度に収まっています。PDF化を終えた郵便物をアプリにアップロードするとお客様に通知が届くので、アプリ画面を操作してダウンロードしていただきます。

PDF化とアップロードが完了すると受取人に通知が届きます。

PDFを選択してドラッグ&ドロップするだけでダウンロードできます。

3. アプリ「トドケール」のさらなる効率化やサービス向上のためにもfiシリーズを活用

「クラウドメール室」を利用することで、リモートワーク下でも総務の社員だけが出社しなければならないなど、コロナ禍によっていっそう際立った郵便物管理の非効率を解決できますね。

野島さん はい、特に従業員数が30人から100人前後の会社では総務に多くて3人くらいの方しかいないため、リモートワーク下では郵便物のスムーズな管理がいっそう難しくなります。「クラウドメール室」はそうしたお客様にお役立ていただいています。

また当社にとって「クラウドメール室」は、アプリ「トドケール」の機能と使い勝手を向上させていくための実証実験の場でもあります。「クラウドメール室」の仕組みはアプリ「トドケール」そのものですから、我々が使って改善したいと思ったことは「トドケール」に反映させていきます。

自宅や出先で郵便物を確認できるPDF化は、ハイブリッドワークの時代に強く求められる手法です。

「『クラウドメール室』で得たノウハウを『トドケール』に反映させていきたい」と野島さんは言います。

「クラウドメール室」の業務を通じて浮かび上がった、今後「トドケール」に反映させていく予定の改善箇所を教えてください。

野島さん 郵便物の登録作業を現在のカメラからスキャナ―に置き換えて、fiシリーズでスキャン・出力した画像で正確なOCR処理を行い、自動登録できるようにしたいと考えています。現在、登録にカメラを使っている理由は、「トドケール」が郵便物だけではなく、段ボール箱で届く宅配便などにも対応しているためです。そうした立体物の登録は今後も写真で行うとしても、より数の多い郵便物の登録を撮影からスキャンに置換すれば時間を大幅に短縮できます。現在は郵便物の写真撮影に50通で10～12分を要していますが、実験したところ、ADFによるスキャンならば3～5分で終わります。

また、オプション「PDF化」については、今「クラウドメール室」で実施している運用ノウハウを「トドケール」にも反映させていきたいと考えており、将来的には「トドケール」とスキャナーを組み合わせてパッケージ化し、トータルなソリューションとしてお客様に提供していくこともあり得ます。その折には、ベストなパートナーとしてPFUのスキャナーを推奨することになると思っています。

本日は詳しくお聞かせくださり、ありがとうございました。

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