膨大な紙文書の管理をスムーズに行いたい
文書を電子化してファイリングし、簡単・便利に保管
企業では日々大量の紙文書が発生しています。そのため、文書の保管場所確保、検索に時間がかかる、情報共有が困難など、さまざまな問題が発生しています。
お客様の課題
- 紙文書の量が膨大になり、保管するために大量のスペースが必要。
- 大量の紙文書の中から必要な書類を探し出すのに時間がかかる。
- 文書の取り扱い記録などがなく、過去の情報を参照できない。
PFUが提供する解決策
- 紙文書を電子化し、保管スペースを縮小する。
- 検索機能を使って必要な情報にすばやくアクセスする。
- 取り扱い記録記入用ページを活用し、過去分を含めた情報の共有を行う。
適用製品・サービス
楽²ライブラリ Document Manager
- ドキュメントのライフサイクル管理を一元化します。
- fiスキャナとの連携により、大量の紙文書をスピーディーに電子化して登録できます。
- 実物の紙文書やバインダを扱うのと同じ感覚で、誰でも簡単に文書管理がおこなえます。
動作環境
適用事例
業種：銀行業
導入のきっかけ
- 紙文書の保管に大量のスペースが必要
融資業務で取り扱う紙文書の量が膨大で、融資部門のフロアの約1/4が保管用キャビネットに占有されている。 - 書類を見つけるのに膨大な時間がかかる
融資業務用の書類は繰り返し閲覧され、間違った保管場所に戻されてしまうと見つけるのに非常に時間がかかる。 - 業務全体のシステム化に時間がかかる
将来的に融資稟議のシステム化を検討しているため、計画に影響を与えずに紙文書の電子化を先行したい。
導入効果
- 大幅なペーパーレス化とオフィススペースの有効活用
融資の認可が下りた時点で書類を電子化することにより紙を廃棄できるため、年間30万枚の書類がゼロになり、占有していた保管キャビネットも不要になった。 - 書類検索時間の大幅な削減と伝達漏れの低減
書類データの一元管理化によって、瞬時に必要なデータを検索できるようになり本来の融資業務に当てる時間を増やすことができた。また、案件に関する伝達事項の見落としも低減した。 - 業務フローの変更なしに紙文書電子化を実現
従来の紙文書による業務フローを変更せず、かつ、大規模な投資なしで紙文書電子化を実現した。
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