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日本初の先進事例に学ぶ!コスト削減、内部統制の強化に貢献する「e-文書法」対応の秘訣

紙による保存が不要になったことで、保存場所の確保や管理にかかるコストの削減が可能となる点は、e-文書法がもたらす効果の中でももっともわかりやすく大きなものです。
加えてe-文書法は、スキャナ保存の仕組みによっては内部統制による管理においてもメリットがあることをご存知でしょうか。
ここでは、2005年4月のe-文書法施行を機に自社内の請求書の電子化に取組み、全国初(※当社調べ)の事例として国税当局の審査を受け、企業の競争力強化を実現したPFUの事例から、文書の電子化を行うための方法とその効果をお伝えしていきます。

経理の保管の仕方を変えるだけで、約200万円/年の削減を実現!

e-文書法によってもたらされるメリットを、企業はどのようにして実現すればよいのでしょうか。実は、経理の保管の仕方を変えることによって実現することが可能です。PFUの取り組みは、「経理に集まった請求書や支払い申請書をそのままスキャンし保存をする」というシンプルなものでした。これにより仕組みの導入が容易であったことが、システム構築を容易にし、下記の成果を挙げることになりました。

「e-文書法」対応の効果

スキャナ保存によるデジタルデータ化で約200万円/年の削減を実現!【下記内訳】

<問い合わせ対応・調べもの作業の効率向上が10倍>
→年間200時間の工数削減(▲85%)
<紙による保管が不要>
→書類の保管費用全廃

2005年当時、日本で初めての事例ということで「e-文書法対応(スキャナ保存)」の申請における国税局の要求は厳しいものではありましたが、「電子帳簿とスキャナ保存の関係整理」「規程類の整備」「業務フローの確認」「検索キーの確認」「検索ツールによる検索結果の表示」「OCR99.9%以上の読み取りを確保」といったことをひとつひとつ丁寧に確認ししていくことによって厳しい審査をクリアしていきました。

これらe-文書法への取り組みにより、PFUは前述の効果の他2つの想定外の成果を得るに至っています。ひとつは、「請求書」を電子化する際に行っていたフローと同様に「領収書」もスキャンしていたことで、税務調査の際には従来では時間にして90時間掛かっていた作業が4時間で済むようになり95%の工数削減を実現したことです。この時、e-文書法では、領収書のスキャナ保存は3万円未満のものしか認められていなかったため、国税局への申請はしていません。ふたつ目は、内部統制の運用テストにおいてスキャンしたデータを連携させることで、その際の証跡抽出の作業を完全自動にすることに成功したことです。スキャナ保存の取り組みは、内部統制と管理強化を同時に実現することができるのです。

つまり、一旦「スキャナ保存の仕組み」を作り上げれば、その仕組みを利用することで国税局に申請をしなくても十分な効果を得ることができます。このホワイトペーパーでは、PFUが実践した国政関係書類の「e-文書法対応(スキャナ保存)」の取り組みとともに、これらの仕組みを構築するための要件とポイントについて、詳細を解説いたします。