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文書の電子化保存の進め方

文書の電子化保存を導入する際の準備、手順について見てみましょう。主な事前の準備には、対象の書類と要件の把握、必要なシステムの確認、社内規程などの整備があります。こうした準備を整えた上で、運用開始日に間に合うようシステムの構築を開始し、必要な申請手続きを行うというのが一般的な流れです。各々のポイントを紹介します。

Check list

対象の書類の洗い出しと適用要件の把握

文書の電子化保存を導入する場合、まず必要となるのが対象となる書類の洗い出しです。自社の業務で発生する文書のうち、どの文書が保存の対象となるか、またその量はどのくらいかを確認しましょう。

電子化保存する文書が決まったら、それらの保存期間などを定める法的な要件と電子化の要件を確認します。多くの文書のスキャナ保存を認めているe-文書法ですが、対象文書や要件は関連法案により異なります。法的、電子化双方の正しい要件を把握しておくことが大切です。要件の内容は、その後の手続きやシステムの構築に影響を及ぼします。

必要なシステムの把握と構築

電子化したい書類とその要件が把握できたら、自社の条件に適したシステムはどのようなものかの検討を開始しましょう。文書の電子化保存を行うには、要件を満たして文書を画像化できるスキャナがあればよいというわけではありません。その後の活用のしやすさと機密性を兼ね備えた保存機器とネットワーク、文書の完全性を担保するための版やアクセスログの管理、リスクに対応するバックアップなど、文書の電子化保存というシステムをより効果的に取り入れることを目的とした環境作りが重要です。また電子署名やタイムスタンプなどが必要な文書であれば、それらに対応するための設備の検討も欠かせません。

文書を電子化するシステムの構築に要する期間は、その内容、文書の量、規模などにより異なります。自社に必要なシステム構築にかかる時間がどの程度かを早めに確認しておくと、タイムロスのない導入計画に役立ちます。なお実際の構築は、運用開始希望日から逆算して間に合うように着手すれば問題はなく、後述する社内規程の整備の方が先になるケースも多くあります。

社内規程や業務フローの整備

導入後のスムーズな運用のため、事前の準備を行います。必要な文書を漏れなく電子化できる体制を整えるのはもちろん、その後の運用、書類の廃棄に至るまで一連の業務を効率的に行うためのマネジメントが必要です。文書の管理の仕方、関連する業務についてなど、必要な社内規程の整備に着手しましょう。

規程が整ったら、実際の作業を想定した業務フローなど、より詳細なマニュアルも準備します。なおその際は、自社に適した電子化プロセスの検討も同時に行うことがポイントです。どの時点で文書を電子化するかにより、その後の業務の効率、適した管理方法などに違いが生じます。業務の流れ、関連する部門や要員を踏まえ、最適なタイミング、手順を見極めることは、文書の電子化保存導入の効果を左右します。業務を担当することになる部門の意見を反映させるなどして、より現実的な業務フローの作成を目指しましょう。なお、作成した規程やフローは、告知し、周知の徹底を図っておくことも大切です。

また、内部統制を担保するための監査の実施など、運用が開始した後にシステムの質を維持するための体制も整えておきましょう。社内規程ほど急ぐ必要はありませんが、運用開始と共に実施できるよう準備を整えておくと、システムの円滑な運用に貢献します。

申請の条件把握と手続きの実施

自社がスキャナ保存を希望する書類に必要な手続きを確認します。申請から承認にかかる日数は書類の種類によって異なりますので、運用開始希望日から逆算し、間に合う日程で申請を行いましょう。申請に必要な書類があるときは、申請予定日に間に合うようにそれらも整えておく必要があります。

例えば国税に関する書類のスキャナ保存の場合、申請から3カ月が経過すると「承認とみなされた」ことになる「みなし承認」制度が導入されています。このケースであれば、運用開始希望日の3カ月前に申請を行う必要があるということです。

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