1. ホーム > 
  2. e-文書ソリューション > 
  3. 文書の電子化保存によるメリット

文書の電子化保存によるメリット

文書を電子化保存するメリットは、書類の保管に関わるコストの軽減だけでありません。紙からデジタルデータへと形を変えることで生まれるさまざまな利点を活用することで、業務遂行や経営においても多くのメリットをもたらします。企業の競争力強化にもつながる、文書の電子化保存による主なメリットを見てみましょう。

COMPLIANCE

コストの削減

e-文書法などの法律により、原本の保存に代えて電子化した文書の保存が認められたことで、保管義務のある紙の書類を破棄することが可能となりました。書類の保存に必要だった倉庫の維持や輸送にかかるコストの削減にはじまり、書類の量が減ることによるオフィスの収納の有効活用、ファイリングや輸送の手配といった業務の削減などの効果が期待できます。書類の保存とその管理にかかるコストや手間が軽減できる点は、文書の電子化保存がもたらすメリットの中でももっともわかりやすく、効果を得やすいものと言えるでしょう。

経団連の試算では「税務関係書類の紙による保存コストは年間約3,000億円」(2004年)とされており、税務関係業務に文書のスキャナ保存を導入するだけでも大きなコストの削減が見込めることがわかります。また税務関係の書類は、2015年に予定されているスキャナ保存制度の要件の緩和により、電子化保存の利便性のさらなる向上が期待されている分野でもあります。

効率化による業務のスピードアップ

デジタルデータならではの検索性の良さがもたらす業務のスピード化は、文書を電子化保存する大きなメリットの一つです。たとえば契約締結のために過去に交わしたさまざまな文書を集めるという作業が生じた場合、離れた倉庫に保存している大量の段ボールの中から該当の書類を出してくるのと、パソコンで条件を指定して画面に表示できるのとでは、必要とされる時間、負担に大きく差が出ることは明らかです。

2015年に予定されている国税関係書類の保存に関するスキャナ保存制度の要件緩和により、文書の電子化保存がもたらすメリットはさらに広範囲に及び、税務調査や会計監査、内部監査などの効率化も見込まれています。

IT技術の進歩によるビジネスのスピード化が著しい昨今、必要な情報を素早く的確に入手できる環境は、企業の競争力強化に欠かせない要素です。文書の電子化保存が生み出す業務の効率、スピードの向上というメリットは、顧客満足度の上昇、従業員の士気の向上など、さまざまな効果が期待できます。

コンプライアンスの強化による信頼性の確保

顧客はもちろん、世間も含めた企業への信頼度の重要性は、近年一層重要視されています。法令違反や情報漏洩によるイメージの悪化など、企業経営に深刻なダメージを与えるトラブルの防止は多くの企業が課題とするところですが、コンプライアンスの強化のためにと紙の書類の閲覧権限や管理体制を厳重化した場合、必要な時にすぐに見ることができないという弊害を生み出しかねません。

その点デジタルデータの場合、強固な管理体制と柔軟な業務への活用の双方を実現できるシステムの構築も容易です。コンプライアンスの強化がしやすいという文書の電子化保存によるメリットは、企業の信頼度の向上にもつながります。

BCPにも役立つリスク対応のしやすさ

紙の文書に比べ、バックアップが容易な点も文書の電子化保存のメリットです。複製を別の場所に保存するバックアップは書類の消失リスクの軽減に非常に有効な手法ですが、紙のままで行う場合、大量の書類を一枚ずつコピーする作業、原本用とは別の保管場所の確保など、その負担は軽いものではありません。

一方デジタルデータであれば、同じものをいくつか複製する手間は紙の場合に比べて非常に少なく済みます。また、支店のサーバやクラウドサーバなど、原本と離れた場所に保存することも容易です。物理的に距離の離れた場所へのバックアップは、地震や火災といった災害時のデータ消失の備えとしても有効であり、昨今高い注目を集める「BCP(事業継続計画)」の強化にもつながります。文書の電子化保存は、企業のリスクマネジメントの観点においても、大きなメリットが期待できる手法と言えるでしょう。

お客様の業務で利用できるかプロがすぐに診断