1. ホーム > 
  2. e-文書ソリューション > 
  3. e-文書法の適用要件とは

e-文書法の適用要件とは

e-文書法により認められた文書のスキャナ保存ですが、スキャンした画像であればどんなものでもよいというわけではなく、法令や書類ごとに必要な要件が定められています。要件の定め方、具体的なケースなど、e-文書法の適用要件について知っておきたい基礎知識を紹介します。

KNOW THE RULES!

e-文書法の適用要件の決まり方と基本要件

e-文書法適用の要件は、各府省により定められるため一定ではありません。法令や文書の種類によって要件が異なるということは、e-文書法を知る上で欠かすことのできないポイントです。

続いて押さえておきたいのが、経済産業省により定義された4つの基本要件です。

見読性
電子化した文書は、記録媒体があるだけでは見ることができません。パソコンやディスプレイなどを用いて、明瞭な状態で見ることができる「見読性の確保」が求められています。具体的には、スキャナの諧調や解像度の指定などがそれに当たります、経済産業省で提示している目安は、カラー読み込み時で256階調、150dpi以上ですが、この数値も法令や文書の種類により変化します。
完全性
電子化文書は、痕跡を残さずに改ざんできる、コピーを容易に作成できる、ファイルの日付を書き換えることができるといった、紙文書にはない特性を備えています。したがって企業は、電子化文書が事故や操作ミスによって滅失してしまうことを防止し、改ざんや消去があった事実を確認できるようにしておかなければなりません。これが完全性の確保です。
機密性
許可されていない人によるアクセスを抑止する措置を講じる「機密性の確保」が求められています。完全性と機密性を確保することで、安全な文書管理を実現するための要件です。
検索性
電子化文書を有効に活用するため、必要なデータをすぐに引き出せる「検索性の確保」が求められています。ファイル名だけでなく、契約日時などのインデックスでも検索できるようなシステムを要件とするものもあります。

なお、これらの基本要件は、必ずしもすべての確保が求められるわけありません。対象となる文書の重要性などにより変化し、もっとも基本となる見読性の確保のみが要件となっている書類も多くあります。

適用要件の具体的なケース

例として、e-文書法の対応文書の中で多くの割合を占める財務・税務に関する書類、医療関係の適用要件を見てみましょう。どちらの書類もe-文書法によりスキャナ保存が認められていますが、定められている要件は省令により異なることがわかります。

省令 財務省令に定められた要件 厚生労働省の省令に定められた要件
対象 契約書、領収書およびこれらの写し、請求書、注文書、見積書など 診療記録など、厚生労働省の定める書類
解像度 200dpi (8ドット/mm)以上 診療等の用途に差し支えない精度
カラー 24bit カラー (RGB 各色256 階調)以上 カラー

利便性の向上が期待される2015年度の規制緩和内容

各々の省令で設定されている要件は、時代の流れやニーズにより改定や緩和が行われています。国税関係については2015年3月31日に省令が改正され、2015年9月30日以後の承認申請に適用とされています。ではこの緩和のポイントとなる点を見てみましょう。

適正な事務処理
いわゆる内部統制を担保するための社内規程整備と適切な事務処理が必要です。
対象書類の見直し
現行の「領収書や契約書は額面が3万円未満のもの」という金額基準が廃止され、すべての領収書や契約書のスキャナ保存が可能となります。
業務処理後に保存を行う場合の要件の見直し
現行必要とされている、所轄税務署長による関係帳簿の電子保存の事前承認が不要となります。
電子署名要件の見直し
現行必要とされている、入力者の電子署名が不要になります。ユーザーIDなど入力者に関する情報の保存は必要ですが、取得・維持に費用がかかる電子署名に比べ、その敷居は低くなります。なお、タイムスタンプの必要性は変わりません。

規制の緩和により利便性が向上する書類の電子化は、より一層の普及が予想されている技術です。省令ごとに定められたさまざまな要件にも対応できる「fi Series」などの高機能スキャナは、確実かつ効率的な書類の電子化を実現するツールとしてその普及に貢献します。

お客様の業務で利用できるかプロがすぐに診断