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スキャナ保存の実現で書類保存の効率化に貢献する「e-文書法」

ICT技術の進歩によりビジネスのデジタル化が進む近年、文書のデータ化による保管がもたらすメリットは一段と大きなものとなっています。スキャナによる紙書類の取り込みを認め、データによる保存の普及に貢献する「e-文書法」について、制定への流れ、決まり事などの基本を押さえておきましょう。

国会議事堂の写真

e-文書法制定の流れ

e-文書法は、正式名称を「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と言い、通則法と整備法の2つの法律で構成されています。ITの活用を促し、企業競争力を高めるための施策の一つとして2005年4月に施行されました。また、前記の法律に加え、国税関係の書類に関する改正電子帳簿保存法も含めて、一般的にe-文書法と呼ばれています。

企業の業務活動において生じる文書には、商法や税法、証券取引法など様々な法律により保存が義務付けられているものが多数あります。日々増えるこうした文書を紙で保存する旧来の方法は、保管場所の確保や管理にかかるコストの負担、業務効率の悪さが課題とされていました。その解消に効果的な方法として、文書や帳票の電子保存容認を求める動きが加速。1900年代後半以降、文書の電子保存を認める「電子帳簿保存法」「IT書面一括法」などの法律が相次いで制定されました。

しかしながら、e-文書法以前に施行されたこうした法律は、最初からコンピュータで作成した文書のみを対象としており、顧客から紙で送られてきた請求書や領収書といった書類は紙のまま保存する必要がありました。この状況の改善を求める産業界からの声に応えて制定されたe-文書法は、紙の文書をスキャナで取り込み電子化した状態での保存を容認したことがその最大の特徴です。これまで保存を余儀なくされていた紙の書類の多くを破棄することが可能となりました。

e-文書法の対象文書

e-文書法でスキャナ保存が認められているのは、取引先から受け取った契約書や請求書などの税務に関する書類、株主総会の議事録などの会社関係書類、カルテなどの診療に関する書類などほぼすべての文書です。ただし一部例外として、船舶に備える安全手引書など緊急時に即座に確認の必要があるもの、免許書など現物性が極めて高いもの、条約による制約があるものは対象から外れます。

法令などにより保存が義務付けられている文書のうち、自社が保存すべきもの、e-文書法で認めたスキャナ保存が可能な文書は何かを判断する基準となるのは、e-文書法に関連する251の法令と各府省の省令などです。

ここで注意したいのが、各府省の定める適用の要件は府省ごと、法令ごとに異なるという点です。書類の保存を義務付けている法令の種類によって、スキャナ保存の対象文書や要件に違いがあります。たとえばe-文書法の対象文書の中でも大きな割合を占める国税関係書類を保存する場合であれば、電子帳簿保存法関連法令に従う必要があります。

文書の電子化保存の導入には、自社の業務で電子化が求められる書類の種類だけでなく、それぞれの書類に関連する法令がどれか、また法令ごとに定められている対象文書や要件は何かを把握することが大切です。なお複数の法令により保存義務が課せられている文書の場合、条件が厳しい方の法令に従って電子保存を行う必要があるとされていました。

平成27年度に施行される電子帳簿保存法の規制緩和

ビジネスのデジタル化が進むと共に、文書のデータ化保存に求められる要素も変化しています。その変化に対応すべく、関連する法律の変更、規制の緩和は随時実施されています。近年では、2014年の年末に発表された平成27年度税制改正大網において、「納税者の国税関係書類の保存に係るコスト削減等を図る観点からスキャナ保存制度の要件を緩和」することが明記され、これを受けて2015年3月に財務省令が改正されました。

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