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ドキュメントファイリング・シリーズ
契約書管理システム

契約書を一元管理したい

お客様の業務で利用できるかプロが診断します。気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ

このような業務・管理をされていませんか?
  • 各支店・部門で契約書類を取り纏めて法務部門に郵送(またはメール送信)して審査を依頼
  • 法務部門は審査結果をメールで通知。申請者はエビデンスとして当該メールを印刷し、契約書(紙)とともに所属内のキャビネットに保管
  • 契約日や満了日などの契約情報をEXCELで管理し、毎月、満了契約を抽出して関係者に連絡

【主なファイリング対象】

基本契約書、覚書、機密保持契約書、付帯契約書(個別契約書)等

お困りではないですか?

課題

法務部門とのやりとりや申請・承認結果を探すのが大変

法務部門とのやりとりが通常のメールに埋もれて探すのが大変。

契約書の参照に手間と時間がかかっている

契約書が増えてきており、キャビネットから探す手間がかかるうえ、他人が使用(持出し)している間は参照することができない。

書類の紛失・破損が心配

契約書を郵送したり、キャビネットから持ち出して自席で確認する場合があり、書類が紛失・破損するリスクがある。

契約更新忘れが心配

契約満了日を忘れ、契約更新ができなかったことがある。

システム概要

システム概要

システム概要図

  • 拡張サービスにて提供いたします。商品および拡張サービスの詳細は、カタログをご覧ください

効果

効果

見たい契約書を簡単に検索

セキュリティを保ちながら、契約者名や契約番号から瞬時に該当する契約書を検索することができます。
また電子で一元管理するため、関連書類も簡単に参照することができます。

見たい契約書を簡単に検索

申請後すぐに審査が可能

ワークフローにより電子化した契約書類を法務部門へ瞬時に申請。法務部門で当日中の審査が可能になります。
また、審査結果を確実に記録して一元管理するため、審査の過程を簡単に参照することができます。

紙の紛失・破損リスクを低減

契約書をスキャニングして画像イメージを取得します。契約書を原本とは別に電子で管理することにより、日々の業務は電子で行え、原本は別の場所に保管することで紙の紛失・破損リスクを極小化し、BCPを強化することができます。

自動通知機能で更新忘れを防止

契約満了日の前にメールで自動通知。更新忘れを防止できます。

オプション

オプション
  • 帳票仕分けOCR
    セパレートシート(QRコード付)を用い帳票を仕分ける事ができます。

拡張サービス

拡張サービス
  • 印紙税節減対策サービス
  • 契約書管理ワークフローサービス
  • 他システム連携サービス
  • 仕分けOCRサービス

※拡張サービスは有償(個別見積り)となります。




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