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楽²ライブラリ
株式会社 資生堂様

生産関連部門の情報共有を確実にサポート環境対応にも貢献する「楽²ライブラリ」

化粧品メーカー大手の株式会社 資生堂様（以下資生堂）では、生産関連業務を支援するファイリングシステムを新たに構築した。システム構築にあたっては、大容量のイメージデータを手軽に取り扱えることが課題となった。そこで同社が選んだのが、PFUの電子ファイリングソフト「楽²（らくらく）ライブラリ」だ。セラーテムテクノロジー社の高精細画像圧縮・復元技術「DjVu（デジャヴ）」と組み合わせることで、大容量のイメージデータを効果的に活用できる環境を実現。また業務のペーパーレス化を推進するなど、環境問題への対応にも役立てている。

業務情報の共有・活用と環境負荷低減が課題に

日本を代表する化粧品会社として、数多くのブランドを展開する資生堂。その商品品質の高さには定評があり、長年にわたり愛用している消費者も多い。同社は1920年代に独自のチェインストア制度を設けるなど、新たなビジネス領域を積極的に開拓する先進企業としても知られている。この姿勢は現在も受け継がれており、2001年にはサプライチェーンの効率化を目指した組織改編を実施。さらに翌2002年には、国内6生産拠点の再編・統合も行った。

資生堂 生産管理部 次長 茨木 裕一氏は「これまでは商品を生産する工場が固定化されているケースも多かったのですが、今後は生産拠点変更などにも柔軟に対応できる体制を目指しています。現在新しい生産プロセスを支える基幹システムを構築しており、2006年夏の本稼働を予定しています」と説明する。

もっともこうした新たな取り組みを行っていく上では、様々な課題も残されていた。その一つが、業務で利用する情報の共有・活用である。茨木氏は「従来は各拠点でバラバラに情報が管理されており、必要な情報がすぐに探し出せないケースもありました。たとえば担当者が他の部門に異動したら、どこに情報があるのか分からなくなってしまうなどの問題が起きていたのです」と振り返る。

またもう一つの課題が、環境問題への対応である。「当社ではパッケージに環境負荷の低い素材を採用するなど、環境に配慮した取り組みを積極的に行っています。しかしその一方で、業務では依然として大量の紙文書を利用していたりする。企業の社会的責任を果たす上では、こうしたプロセスも改める必要があると感じていました」（茨木氏）

「楽²ライブラリ」を導入し電子ファイリングシステムを構築

業務情報の共有・活用と、環境問題への対応。この2つの課題を解消するために、同社ではファイリングシステムの構築に着手した。ここでポイントとなったのが、システムの使いやすさである。「情報は活用してはじめて価値が生まれるわけですから、操作の習得に大変な手間と時間を要するようでは使い物になりません。誰もがすぐに使えるシステムであることを重視しました」と茨木氏は説明する。

この要件を満たす製品として導入されたのが、PFUの電子ファイリングソフト「楽²ライブラリ」だ。楽²ライブラリを選択した理由を、資生堂生産管理部 長谷川 晋氏は「PFUに楽²ライブラリのデモを見せてもらったところ、実際のファイルキャビネットとバインダーを模したインターフェースでとても操作が分かりやすい。これなら簡単に使えるだろうということで、即導入を決めました」と語る。

しかし導入にあたっては、解決すべき問題が一つ残されていた。同社では業種柄商品画像やパッケージ画像などの大容量イメージデータを頻繁に取り扱う。このことがデータ保存やネットワークでのやりとりを行う際の負担になっていたのだ。

そこで目を付けたのが、同社が以前から利用していたセラーテムテクノロジー社の高精細画像圧縮・復元技術「DjVu」である。この技術を利用すれば、オリジナルサイズの1/100～1/1000にまでファイルサイズを小さくすることができる。「楽²ライブラリとDjVuを組み合わせたシステムは実現できないかPFUに相談したところ、対応してくれるとの返答をもらいました。異なる技術を組み合わせるのは大変だったと思いますが、あえてチャレンジしてくれたPFUには大いに感謝しています」と長谷川氏は語る。

部門や企業を超えた情報連携を実現紙文書の大幅削減にも成功

楽²ライブラリによるファイリングシステムは、2005年7月より本稼働を開始。生産関連部門の情報共有・活用インフラとして活用されている。「生産工程で使用する検査記録、設備関連データなど、様々な業務情報を蓄積しています。また電子データだけでなく、議事録や提案書、技術文書など紙ベースの情報もスキャナで取り込んで一緒に管理しています」と茨木氏は説明する。データの閲覧だけを行うユーザーも含めると、システムを利用するユーザー数は約1000名にも上るとのことだ。

導入後のメリットについて「たとえば購買部門と製造部門で同じデータを閲覧するといった具合に、部門を超えた情報共有が実現できました。現在では主要取引先300社にも展開し、イメージデータを使った企業間での情報共有を推進しています」と長谷川氏。直感的な操作が可能な楽²ライブラリでなければ、こうしたことは難しかっただろうと続ける。

懸案であったペーパーレス化についても、大きな効果が現れている。同社では全社で約4,000万枚に上る紙文書の半減を目標として掲げているが、楽²ライブラリ導入後の3ヶ月で数百万枚の生産関連文書を削減。これにより紙文書の保存・管理コストも大幅に低減した。

同社では今後もシステムに改善を加え、さらに完成度を高めていく予定だ。茨木氏は今後の期待を「優れたインフラが構築できたので、今後はさらに適用範囲を広げていきたい。社内のいろんな部門のユーザーが利用することで、業務のあり方も大きく変わっていくと思います」と語った。

さらに懸案であった登録系業務の効率化にも貢献。「5月に決済関連の用紙をスキャナで電子化するシステムを稼働させたのですが、FAX-OCRシステムをベースにできたため、比較的容易にシステム化が行えました」と星氏は語る

企業概要

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