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タブレット活用すると効果的な紙帳票の特徴をご紹介!

前回の記事では、タブレット活用による紙のデジタル化ということで、現場にある身近な紙に着目する所からお勧めいたしました。
そこで今回は、現場で利用している様々な紙のうち、タブレット活用がより効果的なのはいったいどのような紙で、どのような特徴があるのかをご紹介いたします。

1. タブレット活用に効果的な紙帳票の特徴


タブレットに置き換えると効果的な紙には、共通する3つの特徴があります。

  • 特徴1:記入ミスや漏れを無くしたい
  • 特徴2:多くの証拠を管理したい(写真・時間・場所・サイン)
  • 特徴3:使い慣れている紙のフォーマットをそのまま活用したい

では、どのような紙がこれらの特徴を満たすのでしょうか。

2. おすすめの紙帳票


タブレット活用におすすめの紙は、「点検チェックシート」と「申込書」の大きく2種類に分類できます。「点検チェックシート」と「申込書」について、業務や紙の特徴をそれぞれ見ていきましょう。

2-1. 点検チェックシート


まずは、設備や施設の点検、作業チェックなど、自社内点検または保守サービス等で利用する「点検チェックシート」です。

  • 特徴1:記入ミスや漏れを無くしたい
    記入モレや間違いにより、品質や後工程に影響が出てしまうものがあると思います。
    こうしたミスを排除したい帳票に注目です。
  • 特徴2:多くの証拠を管理したい(写真・時間・場所・サイン)
    点検時に撮影した写真を、帳票と紐づけて保管しているものはないでしょうか。
    事務所に戻ってから整理して保管するなど、手間のかかる作業は無くしたいものです。
  • 特徴3:使い慣れている紙のフォーマットをそのまま活用したい
    点検のしやすさや視認性等、現場の経験が詰まった帳票を使われていませんか。
    そのようなノウハウが凝縮されている帳票は、そのままのカタチで活用したいですよね。

2-2. 申込書


次に、各種サービスの入会や契約の際に利用する「申込書」です。

  • 特徴1:記入ミスや漏れを無くしたい
    申込書の内容に誤りやモレがあると、お客様にご迷惑をかけることになります。
    無駄なコストを排除するためにも、こうした要因を持つ帳票には注目です。
  • 特徴2:多くの証拠を管理したい(写真・時間・場所・サイン)
    お客様に押印いただいたり、自署いただいたりする点も特徴の一つです。
    昨今、「脱ハンコ」という言葉も良く耳にしますので、すでに注目されている観点ですね。
  • 特徴3:使い慣れている紙のフォーマットをそのまま活用したい
    窓口等での手続きは多岐にわたり、少量で多様な帳票を扱っていると思います。
    こうした様々な帳票がそのままのカタチでタブレット化されると、シンプルで分かりやすいですね。

3. まとめ


今回は、タブレット活用すると効果的な紙の特徴をご紹介しました。「点検チェックシート」や「申込書」のような帳票をお使いであれば、タブレット化することで業務を改善しませんか。
タブレット活用には、誰でも簡単に使えるタブレット帳票ソフトウェア「BIP Smart」がオススメです。「帳票の種類が多い」、「帳票の更新頻度が多い」または、「現場の帳票を忠実に再現したい」というケースには最適ですので、ぜひご検討ください。

タブレット帳票ソフトウェア

BIP Smart

帳票への手書きやチェックがタブレット上で行え、その追記した情報をビジネスデータとしてお客様の業務システムと連携もできる製品です。

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