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社団法人 神奈川県宅地建物取引業協会様

不動産情報のデジタル化にXMLとPDFを活用
ECM環境の構築で会員の業務利便性とビジネス活性化を支援

神奈川県の不動産業者7,200社が加盟する社団法人神奈川県宅地建物取引業協会(以下神奈川宅建)様では、物件情報作成の効率化と流通拡大が課題となっていた。チラシや各種契約書の作成時、同じ内容を書類ごとに記入し直す効率の悪さが会員企業の負担となっていた。
そこで同協会では、アドビシステムズ株式会社のAdobe AIRとLiveCycle ESを導入しECM環境を構築。データ入力の大幅な効率化と検索サイトと連動した流通力の高い物件情報管理を実現した。

※現在、神奈川宅建様は公益社団法人に移行されています。本ページは導入当時の名称・情報となっています。
※Adobe LiveCycle ES はAdobe Experience Manager Formsの旧製品名です。


業務支援ツールの開発で会員の作業効率改善に取り組む

宅建協会(社団法人全国宅地建物取引業協会連合会)は、全国の不動産業の8割にあたる約10万6千社が所属する国内最大規模の業界団体。その中でも神奈川宅建様は東京、大阪に次ぐ全国第3位の規模を誇る。公益法人としての性格から、物件の売買のみならず、高齢者への入居あっせんや災害時の住宅確保など、行政機関と連携した公益性の高い事業を幅広く展開している。これまで不動産業者が扱う物件情報は紙をベースとしたチラシ広告、雑誌広告が中心だった。しかし、売買成約までには様々な媒体に出稿する必要があり、そのたびに印刷会社や広告代理店に異なるフォーマットで同一データを入稿しなければならなかった。また、日常業務として「物件資料」や「契約書」、「重要事項説明書」、「取引台帳」など多様な書類に何度も同じ項目を記入する手間が生じていた。

神奈川県宅建流通センター運営委員会委員長 松本茂氏は「データの入力が一回で済むシステムをつくりたい。さらにその情報をウェブサイトに流用し協会をハブにして、中小規模の不動産業者も自社物件を低パワーで流通できる仕組みを模索していた」と語る。

1回のデータ入力だけで複数の帳票が作成可能

業務改善のポイントの第一は、帳票作成作業の効率化であった。今回導入の新システム(KTツール)の特長の一つが、不動産広告のチラシを入力基本画面にしていることだ。「いつものチラシをつくっているうちに、ほかの帳票にも反映されて自動的に出来上がるイメージ」と語るのは松本氏。同一項目を連携して各帳票への同時記入が可能になることで、重複入力や変更漏れを防ぐことができ、ドキュメント作成の効率が向上した。同時に、重要事項説明書や契約書類は、本部とオンラインで接続する際に法改正等の最新のデータが反映されるようになっている。 PDFフォームでの物件情報の作成画面上では、テキストデータだけでなく、物件の外観写真や間取り図、地図などの組み込みも簡単に行える。「入力インターフェイスにPDFを採用してよかった点は、協会としてのフォームに統一感が得られたこと」と流通センター運営副委員長の横山氏。作成したPDFは、Adobe Reader(Ver.9.0.0以降)に権限付与できるAdobe LiveCycle Reader Extensions ESを採用して、個々の不動産会社がPCのプラットフォームを超えてフォームへの編集や入力が可能になる。

業務改善の二番目は、検索サイトへの登録作業の効率化だ。「今までは物件データを他社サーバやウェブ上へ登録することがありきでした。しかし、ブラウザ上で毎回入力しても、自分たちの手元には情報が残らない。それぞれのウェブサイトに別々に登録するので効率もよくない。これからは自らをつくり手として、物件情報を登録したり使い回したい」と横山氏は説明する。作成した物件情報データと帳票入力項目は再利用性に優れたXML形式で協会のサーバに収集し、データベースへ格納される。これまで「帳票作成」と「不動産検索サイトへのデータ登録」の二度手間になっていた作業が一括で管理できるため、作業効率が格段に高まった。財団法人 東日本不動産流通機構の不動産検索サイト「REINS」とも連携の予定だという。

将来は物件情報の有効活用で、独自のポータルサイト構築を目指す

業務改善の三番目には、物件情報収集の効率化が挙げられる。従来、協会員は作成した物件情報を自社で管理し、個別の会社ごとにウェブサイトへ掲載している状況だった。そのため協会では各社のデータを管理しておらず、収集もできない状態が続いていた。今回、KTツールの採用によって、各不動産会社がAdobe AIRでデータをローカルに管理しつつ、データセンターにもデータをアップすることで、各サイトとの連携が容易になり、収集した物件情報の有効活用が可能になった。収集されたデータを管理するKTサーバはシステム開発を担当したPFUのデータセンターがホスティングを担当する。「セキュリティの面を考えると、自前でサーバを管理するのは大変です。データの消失を避けるためには、管理のしっかりした、安全性の高い場所にデータを保管することが大切」と松本氏。さらに「震災時にもデータを公開できることで、行政だけでは難しい住宅供給の情報サービスを提供できます。協会としての公益性が保てます」と横山氏は語る。

社団法人 神奈川県宅地建物取引業協会
流通センター運営委員会 委員長
松本 茂氏

社団法人 神奈川県宅地建物取引業協会
流通センター運営委員会 副委員長
横山 智司氏

協会では「データを一元的に集めて、独自のポータルサイトをつくるのが最終目標。お客さまのニーズに合った物件情報をよりわかりやすくし、決めやすいウェブサイトを目指していきます」とのこと。今回のシステムの導入では業務用スキャナで培われたPFUのイメージ入力ノウハウとAdobe製品のマスターリセラーとしてのコーディネート力に注目したという。

今後は「これまでアナログで切り貼りしてきた書類作成の自由度をデジタルでも実現したい」や「より広範囲への物件情報の公開」など会員企業のニーズに対してPFUはAdobe Experience Manager Formsベンダーとして応えていきたい。

企業概要

名称 社団法人 神奈川県宅地建物取引業協会
本部所在地 横浜市中区住吉町6-76-3
創立 1967年9月
出資金 573億円(2008年3月20日現在)
会員企業数 約7,200社(2008年11月現在)
URL http://www.kanagawa-takken.or.jp/
協会概要 宅地建物取引業法第74条に基づき、神奈川県より社団法人の許可を受けた公益法人。本会の前身である神奈川県不動産取引業組合連合会を発展的に解散し、昭和42年9月の社団法人として設立。不動産取引の適正化と業界の健全な発展に向けて積極的に事業を展開している。
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